述职报告的外在结构是格式化的，包括标题、称谓、正文和署名四部分。

一份合格的述职报告，其外在框架是相对固定的，主要由四个部分构成：标题、称谓、正文和署名。这个结构看似简单，但每个环节都有讲究，直接关系到报告的规范性和现场效果。

（一）标题

标题的写法比较直接，通常采用单行标题。要么就是简洁明了的“述职报告”四个字，要么在前面加上场合或对象，写成“在……（上）的述职报告”。

（二）称谓

称谓，说白了就是开场时对听众的称呼。这里的关键在于“看人下菜碟”——得根据会议的性质和台下坐的是谁来定。通用的“各位领导、代表”当然没问题，但更具体一些会显得更尊重，比如“尊敬的各位领导、来宾，全体教职工代表，全校教职工同志们”。

称谓一般独占一行，放在标题之后、正文之前。有时候，在报告中间为了再次唤起听众注意，也可以适当穿插使用。最后，别忘了用“谢谢大家”这样的礼貌用语收尾，这是基本的礼仪。

（三）正文

正文部分是整篇报告的灵魂，怎么写取决于具体的场合和对象。不过，最常见的还是总结式写法，可以清晰地分为四个层次。

1. 基本情况。 开篇先交代履行职责的基本情况。这部分要平直、概括、简短，用最精炼的语言把时间、背景、主要事件等要素说清楚。目的是让听众迅速了解全貌，抓住主线，同时也能激发他们继续听下去的兴趣。

2. 成绩经验。 从这里开始，连同后面的“问题教训”和“今后计划”，是报告的主体，需要分出层次来详细阐述，以证明你的核心观点。

怎么安排层次呢？通常采用横向排列的方式，让每个部分相对独立，又共同支撑主题。每个层次最好有一个明确的“层义句”，可以放在段首作为小标题，也可以在段落前后点明。比如，一份学校工作的述职报告，其层义句可能就是：

一、加紧进行迎接国家级示范性高中评估的准备工作。

二、围绕教学中心工作，进一步提高了教改、科研质量。

三、重视并努力推进教育信息化、现代化，现代教育技术的运用取得了一定的质量效。

四、继续扩大开放，加强对外合作交流。

五、进一步改革创新，狠抓教职工队伍素质提高。

六、加强班子建设，并努力提高我个人的思想、能力素养。

在撰写“成绩经验”和后面的“问题教训”时，有三个核心要求必须把握：

第一，一切以事实和材料为依据。 述职是对过去实践的回顾与分析，因此，真实发生的事件是写作的唯一基石。必须全面搜集那段时期内的各种材料——无论是面上的还是点上的，正面的还是反面的，事件描述还是统计数据，甚至包括相关的背景资料。材料来源要可靠，最好是亲身经历、实地调研，或者通过座谈会、个别走访、查阅档案等正规途径获得。切记，闭门造车、编造数据或者报喜不报忧，都是大忌。

第二，要点面结合，突出重点。 最怕的就是报告写成“流水账”，面面俱到，企图包罗万象。结果往往是看似周全，实则主次不分，让人抓不住重点。每一阶段的工作都有其核心和亮点，撰写时应该抓住这些最具特色、最富典型意义的成绩或事件，以点带面，反映出工作的全貌与精髓。避免年年报告都长得差不多，只是改改年份和数字。

第三，要分析提炼，找出规律。 述职报告的根本目的，是为了未来更好地工作。因此，仅仅罗列事实是远远不够的，关键是要从这些事实材料中，分析、归纳出具有规律性的经验和深刻的教训。所谓规律，就是那些反映事物本质、对未来工作能经常起指导作用的认识。这就需要写作者对材料进行去粗取精、由表及里的思考，将零散的感性认识上升为系统的理性总结。否则，报告就只是一份资料汇编，失去了其应有的指导价值。

3. 问题教训。 这部分贵在实在。要敢于直面问题，有条理地陈述，切忌避重就轻、含糊其辞。坦诚地剖析不足，往往更能体现责任担当和务实作风。

4. 今后计划。 最后一部分是对未来的展望，通常包括目标、措施和要求这三个要素。计划要具体可行，避免空话套话。需要注意的是，这部分篇幅不宜过长，控制在全文的五分之一以内比较合适。

报告结束时，应再次使用礼貌用语，例如：“以上述职报告妥否，请予审议。谢谢大家！”

(四) 落款

最后的落款部分不能遗漏。需要写明述职人的姓名和所在单位名称，并注明报告的年、月、日。这是报告完整性和严肃性的体现。