说实话，合同审核这件事，最让人头疼的就是直接在原文上随意修改。改来改去，最后连自己都搞不清哪段是原始版本、哪段是修改后的内容，更不用说发给别人看了。正确的做法是什么？首先打开WPS的「审阅」功能，开启修订模式，需要额外说明的地方再添加批注。改了哪些文字、删除了哪句话、哪条还需要法务或业务部门确认，所有修改记录都保留在同一份文档里，最后统一处理——接受、拒绝或删除批注，一次性搞定。

先打开合同并切换到审阅选项卡

拿到合同文档后，不要急着直接动手修改。先点击顶部功能区的「审阅」，这里集中了修订、批注、显示标记、接受和拒绝修改等所有工具。审核合同最忌讳什么？改到一半忘了当初为什么修改。所以第一步，先把操作入口找准，后续每一次修改，系统都会自动留痕，无法遗漏。

开启修订后再修改合同条款

在「审阅」栏中，点击「修订」按钮，使其高亮显示，然后开始修改合同正文。例如付款时间、违约责任、交付标准等关键条款，调整完成后，WPS会自动标出新增、删除甚至格式变动的所有内容。对方收到文件后，不需要你逐一口头解释，自己就能一目了然地看出你修改了哪些地方。

用标记状态检查每处改动

开启修订后，正文中会出现彩色标记，右侧也可能弹出修改说明。审核合同时，先打开「显示标记的最终状态」——这样既能查看修改后的通顺版本，又不会丢失之前的修改记录。特别是涉及金额、期限、责任范围等敏感条款，修改后最好立即扫一遍右侧的标记，确保没有误删或曲解原意。

需要解释原因的地方插入批注

有些地方不是简单调整几个字就能解决的，还需要向对方说明修改原因。这时候就轮到批注出场了。先选中对应的句子，点击「插入」或「审阅」栏中的「批注」，把问题写清楚，例如“这里建议补充验收标准”“付款节点需与附件报价一致”。原则很简单：修订用于放置实际修改的内容，批注用于放置待确认的审核意见。两个功能分开使用，合同沟通起来更加清晰高效。

逐条核对修订和批注是否对应

合同修改到一半时，最好停下来做一次交叉检查。有实际改动的地方，核对修订标记；只有疑问、尚未定稿的地方，查看批注。右侧那种满是不同颜色标记线和说明的视图，非常适合检查是否把“实际改动”和“待确认意见”搞混。如果某个批注对应的问题已经通过正文修改解决了，顺手删除它，或者直接改为最终处理结果。

定稿前统一接受或拒绝修改

等业务、法务以及合作方都确认完所有内容后，回到「审阅」栏处理最终版本。确定要保留的内容点击「接受」，不需要的点击「拒绝」，可以逐条手动处理，全部确认无误后也可批量操作。最后再扫一遍批注区，把没必要保留的审核意见全部删除。这样生成的文档，才是一份干净、无痕迹的正式合同，可以放心拿去流转使用。