写邮件看似不难，但真正动笔时，很多人都会卡在措辞和语气上——到底该礼貌一些还是直接一些？称呼该用“尊敬的”还是“亲爱的”？结尾是否需要补上一句“期待您的回复”？稿定AI能够快速生成一封结构完整、表达得体的邮件初稿，帮助你节省反复修改邮件内容和斟酌用词的时间。

你只需输入收件对象、邮件事由和语气倾向，它就可以直接生成一版质量不错的邮件初稿。当然，前提是相关授权已经完成并设置正确。

打开稿定AI并进入邮件写作界面

进入稿定设计官网，登录账号后，点击顶部导航栏中的【AI工具】，然后依次找到【AI写作】里的【邮件写作】功能。

如果是第一次使用邮件生成工具，需要先完成邮箱授权。这里要特别注意，授权时一定要选择“发送+读取”权限，否则后续将无法自动填充收件人和邮件主题。这一步很容易被忽视，但对正常使用非常关键。

输入核心信息触发生成

进入邮件写作界面后，在“收件人/场景/目的”输入框中，用一句话把核心需求描述清楚。例如：“给客户张伟发一封关于延迟交付的致歉邮件，说明原因并承诺新的截止日期”。

这里有一个很重要的细节，不要只简单写一句“写一封道歉邮件”就结束。即使是AI邮件写作工具，也无法准确判断你要发给谁、因为什么事情发送邮件，以及希望采用怎样的表达语气。收件对象、具体事由、态度倾向，这三个要素缺一不可，否则生成出来的大概率只是比较泛化的模板内容。

点击【生成邮件】按钮后，系统通常会在大约三秒内返回一封邮件初稿。

调整语气与风格

如果你觉得生成的邮件初稿语气不够准确，稿定AI还提供了两种常用的邮件语气微调方式。

第一种：页面右上角有一个【语气调节】滑块。向左拖动，可调整为“简洁务实”，更适合内部同事之间的工作沟通；向右拖动，则会变成“礼貌正式”，用于客户沟通或向管理层汇报时会更加合适。

第二种：在生成结果下方点击【换一种说法】，系统会切换出三版不同表达逻辑的段落内容。比如，原本是“我们深表歉意”，也可以替换成“此次延误确因我方排期疏漏所致，责任在我”，整体语气会显得更直接，也更有诚意。

不过需要注意的是，每次点击【换一种说法】都会重置当前编辑中的内容。因此，在修改之前，最好先复制一份已经调整好的邮件正文，避免内容被直接覆盖。

插入变量实现个性化

如果你想让邮件内容更具个性化，稿定AI还支持插入变量，例如自动填写收件人姓名、项目编号以及当前日期等信息。

操作方法并不复杂：先将光标定位到需要插入动态信息的位置，比如邮件称呼后、项目名称处或日期位置。接着，点击工具栏中的【插入变量】图标（也就是∑符号），再从下拉菜单中选择【收件人姓名】→【项目编号】→【当前日期】。

当你确认变量已经渲染为蓝色高亮字段后，把鼠标悬停在变量上方，就可以查看实时对应的内容。如果显示“未获取”，通常说明授权不完整，或者收件人邮箱未能在通讯录中成功匹配，此时需要重新检查授权设置是否正确。