天工AI可以把分散、零碎的原始资料自动完成清洗、分类、提炼与改写，快速整理成结构化文档。具体流程通常分为四步：第一步，上传并规范重命名文件，文件名中要包含核心信息；第二步，通过“角色 + 任务 + 约束”的提示词发起资料整理；第三步，分阶段校对逻辑框架、数据准确性和来源可追溯性；第四步，导出 Markdown 文档或进一步生成 PPT 汇报材料。

如果你希望把零散的会议纪要、调研问卷、访谈录音整理稿、PDF 政策文件等原始资料，快速转化为逻辑清楚、重点明确、能够直接汇报或归档的结构化内容，那么天工AI就是一款非常实用的AI资料整理工具。它能够自动完成资料清洗、归类、提炼和重写，整个过程基本不需要人工逐份通读，也无需再用 Excel 手动汇总。

第一步：上传并命名好所有待整理资料

先打开天工AI官网或 App，进入「文档智能体」，点击「上传文件」后，将需要整理的资料一次性拖拽上传即可（支持 PDF/DOCX/TXT/MP3/MP4，单次最多 20 个文件）。【每个文件都必须提前重命名，文件名中要包含核心要素，例如“2026Q2客户访谈_北京组”“工信部AI治理新规_20260715”】。这一步一定不要省略，因为如果文件名缺少关键词，后续做语义检索时，AI 很容易遗漏关键内容，最终导致信息归因出现偏差。

这一步本身操作并不复杂，直接拖入文件即可完成上传。但一定不要跳过重命名——系统通常不会自动提取文件内部标题，它会优先把你填写的文件名当作第一层索引标签来识别和分类。

第二步：用角色+任务+约束提示词启动深度整理

方法一：基础指令型
在输入框中输入：“你是一名有5年经验的咨询顾问，请将我上传的所有资料按‘问题—证据—结论—建议’四层逻辑重组，剔除重复表述与口语填充词，保留原始数据出处标记（如‘见访谈记录P3’），输出纯文本。”

方法二：变量占位式（适合团队复用）
输入可以这样写：“你是【岗位身份】，请将【资料类型】按【逻辑框架】整理，要求【硬性约束】，标注所有【来源标识】。”
把内容完整填入后，整理目标会更清晰，输出结果也更稳定。比如：“你是政府政策研究员，请将3份地方AI监管文件按‘适用对象—禁止行为—罚则条款—落地难点’整理，要求逐条对应原文页码，标注所有‘见《XX市办法》第X条’。”

【所有占位符【】都必须对应真实存在的替换场景，否则AI可能忽略该字段，或自行错误补全】。例如你设置了【落地难点】，但原始资料中根本没有提到具体执行障碍，AI 就可能为了补全结构而生成并不存在的内容。

第三步：分阶段确认与修正

① 先检查 AI 生成的逻辑骨架是否真正符合你的业务目标。比如你整理的是销售复盘材料，但结果中却出现大量技术参数分析，说明提示词里的“角色”设定有偏差，需要立即补充指令：“重跑，角色改为一线销售主管，聚焦客户决策链与成单阻力点。”

② 再核对关键数据是否准确保真。AI 有时会把“签约率下降12%”简化成“签约下滑”，从而丢失关键数值信息。此时可以输入：“请将所有百分比、金额、时间点等量化信息恢复为原文表述，并加粗显示。”

③ 最后确认来源标注是否能够追溯。若 AI 输出“据某客户反馈”，却没有注明具体来自哪份访谈稿、哪个页面或段落，就要继续追问：“请补全每处‘客户反馈’对应的原始文件名与段落位置。”

第四步：导出结构化成果

点击右上角「导出」按钮 → 选择「Markdown」格式 → 下载到本地。该文件天然支持章节折叠、锚点跳转等结构化特性，可直接导入 Obsidian 或 Notion 进行二次整理和知识管理。

如果还需要一键生成 PPT，可以回到首页 → 切换至「AI PPT」智能体 → 将刚导出的 Markdown 全文粘贴进去 → 输入：“按此内容生成12页以内汇报型PPT，封面强调‘2026下半年策略建议’，每页底部标注数据来源。” → 点击「生成”。