PDF文件：文字型是底线，扫描图必须先OCR

打开一份PDF，用鼠标尝试选中任意一段正文文字。如果能够高亮、复制，且粘贴后内容不乱码（例如“智能体”不会变成“能体”），才属于合格的文字型PDF。倘若复制后只显示方框或乱码符号，说明该PDF是由扫描图或PNG截图合成的，必须借助WPS或Adobe Acrobat执行OCR识别，并将语言选项设为“中文（简体）”，否则AI解析时将会遗漏超过70%的关键条款。实测表明，一份未经过OCR处理的15页合同PDF上传后，AI仅能提取出3处页眉和2个标题，正文内容完全空白。

小提示：

使用OCR软件时，建议优先选择“中文（简体）”语言模型，以提升识别准确度。如果PDF包含多语种内容，需分别设置对应的语言参数。

常见问题：

为什么PDF上传后AI提示内容为空？

答案：因为该PDF是扫描图，未进行OCR转换。必须先将PDF转为文字型文档，才能被AI正常解析。

音频与文本文件：录音要先转写，TXT需带明确结构

Gemini Notebook无法直接处理MP3或WAV等音频文件。你必须先用讯飞听见、腾讯云ASR或Mac自带语音备忘录将会议录音转写为TXT。转写后的TXT不能仅仅是时间戳的堆叠（例如“00:01:23 张总：……”），而应在关键决策点手动插入分段标记，如“【待办事项】”“【争议点】”“【数据结论】”。没有结构标记的TXT会被AI当作连续散文处理，无法精准定位“张总说下周三前确认预算”这类具体指令。纯文本文件的大小上限为200MB，超出会触发上传失败提示。

小提示：

在转写音频时，可以添加时间戳，但务必在关键节点插入结构标记，例如“【讨论】”或“【结论】”。这有助于AI快速提取核心信息。

常见问题：

为什么上传的TXT文件AI无法定位具体指令？

答案：因为缺少结构标记。AI会将无标记的TXT视为连续文本，无法区分内容段落。添加分段标记后，AI才能准确抓取指令。

截图文件：截图要带文字区域，链接必须可公开访问

上传PNG或JPEG截图时，确保画面中至少包含一行可读文字（如Excel表格表头、PPT标题栏、网页URL地址栏），且文字清晰无反光、无马赛克。纯产品外观图、流程图箭头、无标签的饼图，AI无法提取有效语义。截图中的文字必须是印刷体，手写体或模糊文字无法被AI识别。

小提示：

如果截图中的文字是手写体，建议先将其转为印刷体，或者使用OCR工具预处理后再上传。

常见问题：

为什么截图上传后AI无法提取文字？

答案：截图中的文字可能不清晰、反光或存在马赛克。确保文字清晰可读，并用工具放大或增强对比度。

网页链接：链接必须可公开访问，避开JS渲染

网页链接必须满足两个条件：一是该页面无需登录即可打开；二是内容不含JavaScript动态渲染的主信息。例如，某些财报页面的数据表格实际由JS加载，NotebookLM抓取到的只是空div。遇到后者，直接保存网页为MHTML或PDF再上传更可靠。

小提示：

对于动态加载的网页，可以先保存为PDF再上传，以确保AI能抓取到全部内容。

常见问题：

为什么网页链接上传后显示内容为空？

答案：该页面可能使用了JavaScript动态渲染，或者需要登录才能访问。尝试保存为PDF或MHTML格式再上传。

Google Docs与Slides：权限设置决定AI能否读取

第一步：在Google Docs中点击右上角“共享”→“获取链接”→将权限设为“任何人拥有链接可查看”。第二步：复制该链接，粘贴到Notebook的“Sources”→“+”→“Web link”栏。如果文档仍显示“无法加载”，检查原始Docs是否启用了“限制对组织外人员的访问”——只要Google Workspace管理员开启此策略，即使链接设为公开，NotebookLM也完全无法抓取内容。Slides同理，但需额外注意：动画页、隐藏幻灯片、嵌入视频的字幕轨道均不会被解析。

小提示：

确保组织策略允许外部访问，否则需要联系管理员调整权限。

常见问题：

为什么Google Docs链接上传后显示无法加载？

答案：可能是权限设置或组织限制。检查是否将权限设为“公开”，并确认组织未禁用外部访问。

批量上传操作路径与容错阈值

① 进入笔记本 → 左侧边栏点击「Sources」→ 点击「+」→ 选择「Upload」；

② 将所有待传文件（PDF/TXT/PNG/DOCX等）一次性拖入弹窗区域；

③ 等待状态条变绿，绿色进度条走完即完成上传；

④ 单次最多拖入20个文件，总大小不超过200MB；超出则系统静默丢弃后排文件，不报错也不提示；

⑤ 上传完成后，立即点击右上角“刷新资料”按钮——这一步跳过，所有文件在AI眼里仍是空白。

小提示：

上传前先检查文件数量和大小，逐一确认是否满足要求。如果文件较多，分批次上传会更可靠。

常见问题：

为什么上传后AI没有反应？

答案：可能是因为没有点击“刷新资料”按钮，或者文件超出限制。检查文件数量和大小，并确保执行刷新操作。