坦率说，将录音转文字后的会议材料整理成可直接用于汇报的纪要，并非高深莫测，但确实需要掌握方法。你无需亲自逐字校对、分段归纳，再手动标注责任人——智谱清言的会议纪要助手能够帮你完成这一完整流程。

从原始材料到最终的结构化初稿，操作路径十分清晰：上传文件、启动智能体、下达指令、等待数秒，接着迭代优化，最后导出Word文档。下面我们逐一拆解。

上传原始材料并启动智能体

打开智谱清言网页版或桌面客户端，在首页左上角点击【智能体中心】，在搜索框中输入“会议纪要”，选择最新认证的“会议纪要助手”智能体——注意，切勿误选“纪要速成PPT师”，那是专门处理PPT的。点击“立即启用”，即可进入专属对话窗口。

接下来，将原始材料放进去。有三种方式：直接粘贴飞书妙记或通义听悟导出的文字稿；上传本地TXT、DOCX或PDF文件；若手中只有录音文件（MP3/WAV），则需先通过通义听悟转成文字再粘贴过来——智谱清言本身不支持直接上传音频文件进行语音识别，这一步必须提前完成，无法跳过。

发出明确指令并确认关键要素

在对话框中，发送一条结构清晰的指令，例如：“请将以下会议内容整理为标准会议纪要，要求包含：会议基本信息（时间、地点、主持人、参会人）、议题分项陈述、每项结论、明确待办事项（含责任人与截止时间）。”

这里有一个细节需要注意：如果原始记录里未写明参会人，AI会默认标注“未识别发言人”。此时，你最好手动补全名单，否则后续责任归属容易模糊不清。另外，涉及敏感数据的字段，务必提前删除再上传——智谱清言不提供私有部署或本地化处理选项，所有上传内容均通过云端模型解析，这一点需要提前了解。

指令发出后，等待3～8秒，AI便会返回结构化的纪要初稿。它会自动识别出“决策项”“风险提示”“待跟进问题”三类区块，并用不同符号区分层级，比人工排版更加统一规范。

迭代优化纪要内容

初稿出炉只是第一步，真正的价值在于后续的迭代优化。

方法一：直接追问细化。例如，在初稿下方输入“请将第三项待办事项按SMART原则重写”，AI会立即输出“由张伟于7月30日前完成XX系统接口联调测试，输出测试报告并邮件抄送李主任”。

方法二：指定格式强化。输入“请把全部待办事项提取成表格，列名：事项描述｜责任人｜截止日期｜优先级”，AI即刻生成四列表格，可直接复制到Word或Excel中使用。

方法三：角色视角重述。针对向上汇报的场景，可追加指令：“请以办公室主任口吻，将本纪要压缩为300字以内向局领导报送的简报”。AI会剔除讨论过程，仅保留结论与行动项，语气庄重且简洁。

导出与二次编辑

最后一步，点击右上角“导出为Word”按钮，生成.docx文件自动下载。文件中的标题已设置为“标题1”样式，待办事项段落带有灰色底纹，方便你在Word中批量替换格式。

如果需使用单位红头模板，请牢记：AI生成内容不包含页眉页脚、公章占位符等体制内专用元素，需人工补全。套用模板后再粘贴内容，这一环节必不可少。