想要在飞书多维表格中实现自动识别未填人员并自动催办，不仅需要搭建好两张基础表格，还要巧妙运用LOOKUP和FILTER函数相互配合，将未填写的人员自动抓取出来，再通过自动化流程每24小时发送一条带@提醒的消息。任何一个环节出现遗漏，未填写名单就无法动态更新，提醒功能也会失效。本文分享一套完整的实施方案，从建表到上线，每一步都详细拆解说明。

首先明确核心思路：要让系统自动识别尚未填写表格的人员，并准时发送催办消息，必须先搭建两套基础结构——一张是人员底表，另一张是收集表。接着通过查找引用公式将未填写人员筛选出来，最后利用自动化功能触发提醒。这两张表缺一不可，少了任何一张，后续的联动都会中断。

准备两张基础表

先创建一张“人员信息表”，字段包含：姓名（单行文本）、部门（单选）、是否已填写（勾选框，默认不勾选）。注意，姓名字段必须保持唯一，不能出现重复，否则后续的查找引用会全部混乱。

再创建一张“收集表”，字段包含：姓名（单行文本）、提交截图（附件）、分数（数字）、填写时间（日期）。关键在于“姓名”字段的内容必须与“人员信息表”完全一致，包括大小写、空格、标点符号都不能有差异，否则查找时无法匹配。

在“人员信息表”中，为每位成员手动添加一行数据。这一步不能省略，系统需要依靠它来锚定“应该填写但尚未填写”的人员。

用查找引用生成未填写人员列表

回到“人员信息表”，新增一个字段，命名为“未填写人员列表”，字段类型选择“人员”→开启“允许添加多个成员”。

点击该字段右侧的“配置”→选择“公式”→输入以下公式：

LOOKUP([姓名], FILTER('收集表', '收集表'.[姓名] = [姓名]).[姓名], '收集表'.[姓名])

这个公式的本质是：对当前行的姓名，在收集表中查找是否有匹配记录；如果找到则返回姓名，找不到则返回空。但注意——它只返回“已填写的人员”，而我们实际需要的是“未填写的人员”，因此必须进行反向操作。

这里有一个关键的反向操作步骤：在“人员信息表”中新增一个“是否已填写”字段，公式设置为：【IF(ISBLANK(LOOKUP([姓名], '收集表'.[姓名], '收集表'.[姓名])), FALSE, TRUE)】。这个公式生效后，所有已提交者所在行的勾选框会自动打钩，未提交者则保持空白。

最后，在“人员信息表”中新增“未填写人员”字段（单行文本），公式为：FILTER([姓名], NOT([是否已填写]))。该公式会将所有未打钩的姓名拼接成逗号分隔的字符串，例如“张三,李四,王五”。

配置自动化提醒流程

打开“人员信息表”→右上角“自动化”→“新建自动化”→触发条件选择“记录满足条件时”→设置条件为：[是否已填写] = FALSE 且 [未填写人员] != ""。

执行动作选择“发送消息”→接收人选择“自定义”→点击插入变量→选择“未填写人员”字段；这样每条提醒消息中就会自动带上具体人名。

消息模板可以写成：“@{未填写人员} 请尽快完成信息填报，截止时间为本周五18:00前。”

启用自动化后，只要“人员信息表”中某行的“是否已填写”仍为FALSE，且“未填写人员”非空，系统就会每24小时自动触发一次提醒。需要注意的是，飞书默认每天最多触发同一条自动化一次，不会重复发送，因此不必担心消息刷屏。

让提醒更精准：绑定责任人字段

如果希望提醒更加精准，可以根据实际情况选择以下三种方法之一：

方法一：在“收集表”中新增“责任人”字段（人员类型），填写时手动指定或由表单预填；自动化触发时，接收人直接设置为该字段值，消息仅发送给对应责任人。

方法二：在“人员信息表”中增加“对接人”字段（人员类型），维护好每位成员对应的行政或HR人员；自动化中接收人设为“对接人”，由对接人统一跟进未填写人员。

方法三：若需要群发提醒，接收人可设为固定群组，但必须在消息正文中插入“未填写人员”变量，否则群成员无法得知谁需要补交。

验证与上线

配置完成后，务必验证整个流程是否跑通：

第一步：在“收集表”中手动添加一条测试记录，姓名填写“张三”；

第二步：刷新“人员信息表”，确认“张三”所在行的“是否已填写”已自动变为TRUE，“未填写人员”字段中不再出现其姓名；

第三步：删除这条测试记录，等待1分钟后刷新“人员信息表”，确认“是否已填写”变回FALSE、“未填写人员”重新列出“张三”；

第四步：观察自动化是否在1分钟内触发站内消息，内容包含“@张三”。

至此，整个流程就算成功跑通，后续就可以放心交给系统自动处理了。