先说几个关键点：Gemini Notebook 2.5 本次更新，核心解决了三大常见痛点——设备间切换时进度丢失、长文档加载时上下文断裂、以及多人协作时的版本混乱。现在，你可以直接在手机上接着电脑端未完成的工作，让AI根据最新的会议录音和上周上传的PDF合同，自动生成一份待办清单，并同步到团队共享空间。这并非遥不可及的未来，而是已经默认开启的功能。

创建并填充专属笔记本

具体怎么操作？很简单。登录 gemini.google.com 后，在左侧边栏点击“笔记本”，然后点击“+ 新笔记本”，输入一个项目名称，比如“Q3客户交付项目”，再点“创建”即可。

这一步基本是“傻瓜式”操作：直接把文件拖进去。支持PDF、Google文档、图片、纯文本和网页链接，单次最多能批量拖入20个文件。不过，这里有个容易被忽略的细节——上传后系统并不会自动解析内容，你必须在右上角手动点击那个“刷新资料”按钮，否则AI根本读不到你刚塞进去的文件。这个操作，可以说是整个流程中最容易踩坑的地方。

在对话中调用笔记本上下文

调用笔记本里的资料，有几种不同的方式，可以根据自己的习惯来选择：

方法一：新建聊天时，点击输入框左侧的“+”按钮，选择“NotebookLM”，然后勾选你需要的目标笔记本，最后点击“新增”。这样一来，AI的回复就会优先基于这个笔记本内的所有资料来生成。

方法二：如果你已经在某个对话中，想中途切换笔记本，可以点击右上角的“⋯”菜单，选择“切换笔记本”，再从列表里选一个。切换后，历史消息仍然保留，但后续的回复会按照新笔记本的上下文重新计算——这个设计很聪明，不会打断你之前的思路。

方法三：最直接的方式——在提问时直接写“请基于‘XX笔记本’中的合同第3条和会议纪要2026-07-18回答……”。AI会自动检索匹配的段落，甚至不需要你提前切换笔记本。这个技巧在临时需要核对某个细节时特别管用。

跨端同步与权限管理

跨设备同步的配置也不复杂。首先，确认你的账号已经开启了“跨设备同步”功能，路径是：设置 → 账户 → 同步 → 开启“笔记本与对话”。

之后，在Android或iOS端的Gemini App中登录同一个账号，左侧的“笔记本”列表会自动显示你在网页端创建的所有笔记本，包括那些还没手动同步的上传文件和自定义指令——这一步是自动完成的，不需要额外操作。

需要共享给团队时，点击某个笔记本右上角的“⋯”菜单，选择“分享”，然后设置权限为“团队可编辑”或“仅查看”。这里必须强调一个关键前提：共享者必须同属于一个Google Workspace组织，个人免费账户无法授予编辑权限。这一点在规划协作时要提前确认。

收到邀请的成员，打开自己设备上的Gemini App后，在“笔记本”页顶部滑动切换团队空间，所有协作笔记就会实时可见，修改即刻同步，无需手动刷新。这个体验，已经是企业级协作工具的标准水平了。

触发AI自动化工作流

最后，我们来看看自动化工作流的部分。在笔记本内点击“自动化”标签，系统会提供几个预设模板：“会议录音转纪要+待办分派”和“合同条款比对+风险提示”。

直接上传会议音频或合同PDF，系统会自动调用Gemini 2.5 Flash模型完成语音转文字、关键信息抽取、责任人识别和截止日推算。生成的结果，可以一键导出为Google Docs，添加至Google Calendar事件，或者直接发送到指定邮箱。整个流程，从原始材料到可执行的待办清单，基本实现了全自动。