这些年，企业数据泄密事件几乎没断过。前阵子闹得沸沸扬扬的“老干妈泄密事件”，可以说给无数企业敲了一记警钟。知识经济时代的竞争，说白了，企业之间抢的就是商业机密，这玩意儿是真正的制胜武器，是企业活下去的根本。所以，商业机密和关键数据的安全，怎么强调都不为过。更要命的是，数据泄密这回事，根本没机会“亡羊补牢”——一旦泄露，造成的损失往往是不可逆的，钱能赚回来，但核心技术或客户关系一旦散出去，就真的收不回来了。正因如此，企业信息安全和数据防泄密这件事，必须把“防患于未然”刻在骨子里，从管理到技术，多管齐下，才能真正保住家底。
但话说回来，看看国内大多数企事业单位在信息安全管理上的现状，问题确实不少，主要有这么几个短板：
1、骨子里就没有数据防泄密这根弦
绝大多数中小企业都觉得：我的数据没那么值钱。再加上对自家员工那是相当放心，觉得都是自己人，不至于干这种事。所以，当厂商建议上防泄密系统时，往往充耳不闻。直到某天真出了事，吃了大亏，才急急忙忙去补救。这不就是典型的“不见棺材不掉泪”吗？
还有些企业其实有安全意识，也装了点加密软件。但问题来了，用起来不顺手，员工怨声载道，最后干脆卸载了。这样一来，员工一旦离职，公司机密文件就能“打包带走”，风险反而更大。为什么会出现这种情况？说到底，很多加密软件在设计上太反人类，给正常工作添了不少麻烦。所以，企业选防泄密软件时，必须把“人性化”放在首位，挑那些不会让员工炸毛的系统。
图：电脑文件防泄密系统
企业运营过程中产生的每一个数据，都是日积月累反复摸索出来的。不管是个人的心血，还是团队的结晶，那都是企业的财富。有些数据看着不起眼，背后却凝聚了无数精力。所以，企业经营者务必拿出实际行动，把这些数据财富保护好。
2、有意识，但嫌麻烦，最后就不了了之
一些企业在选型加密软件时，总喜欢问：员工回家加班怎么办？电脑是员工自己的，不能影响他们正常使用吧？这些顾虑完全可以理解。上软件，尤其是上加密软件，把各种情况能想到的都想到，绝对有助于后续实施。但问题是，有些企业过度担忧加密软件会打乱现状，最后项目就这么拖着、搁着，不了了之了。
所以，真要部署文件加密软件，必须考虑它的灵活性、透明度和操作简单程度。比如，加密文件既要能防外泄，又不能影响员工正常的读写需求；加密后的文件授权体系要足够精细，能针对不同角色设置“只读、只改、不复制、不打印”等权限。同时，系统还得支持“双击打开”式的无感加密，这样员工就不会觉得麻烦。
图：电脑文件加密软件
图：设置加密文件访问权限
图：隐藏磁盘文件
企业数据防泄密，跟企业管理一样，需要根据发展阶段灵活调整。创业初期就三五个合伙人，靠自律完全够用；但到了快速扩张阶段，安全性和应用灵活性必须两手抓。好的防泄密方案，会在不同实施阶段采用不同的策略，并持续跟踪应用效果，给出深化建议。这才是靠谱的做法。
3、防泄密的措施有了，但管理水平跟不上
有些企业明明上了加密软件，却还是出现了泄密事件。这时候，有人就开始怀疑：加密软件到底有没有用？得说句公道话：加密软件可不是地牢。为了不影响正常工作，它通常保留了审批和解密功能。但这些关口全是人在把控。如果缺乏相应的管理制度，泄密甚至形同虚设，那就不奇怪了。这就像一个企业有大门、有保安，可大门整天敞着，保安对进出人员不闻不问，那大门装不装有什么区别？
加密软件实施失败，原因无非两类：软件本身的缺陷，和管理不当。软件缺陷另说，但管理不当引发的失败，尤其值得企业重视。总结下来，管理上主要有两个坑：
一是主管领导不重视。软件买回来装上就完事了，之后不闻不问。有些中高层领导还找管理员“开后门”，甚至以各种理由卸载软件。慢慢地，数据安全就成了可有可无的事。
二是系统管理员频繁更换。加密软件的管理员手里握着企业数据仓库的钥匙，如果对其缺乏有效监督，数据安全真的毫无保障。所以，保持管理员的相对稳定，同时对其权限进行必要约束，至关重要。
4、真正成熟的，是把文档安全管理当成一件正事来办
那些真正成熟的企业，从一开始就把数据安全放在很高的位置。对他们来说，为数据安全投入管理成本是必须的。举个例子，有过这样一家客户：从员工入职第一天就开始做保密教育，人手一本保密手册，定期搞制度考核，考核结果直接和绩效挂钩。上了加密软件后，不仅对管理员有明确的职责要求，还会定期汇总数据、开专题会议分析数据流向，防范可能出现的执行偏差。
说到底，保护企业数据财富，一定是“人防”加“技防”。指望靠一套加密软件解决所有问题，是企业信息化过程中最容易犯的低级错误。结合多年的实战经验，想用好加密软件，至少要做到以下三点：
1. 领导重视。把数据当成财富和资产来看，有强烈的安全意识，带头建制度并监督执行。
2. 建立制度。用完善的制度明确不同岗位的职责和数据流向，让员工时刻把“数据安全”这根弦绷紧。
3. 做好服务。使用过程中间出现任何问题，及时处理；遇到业务上的冲突，及时解决。但前提必须是：数据安全不能让步。
最后做个小结：数据财富安全问题，是每一家企业在发展之路上都必须面对的坎。同时，每个企业遇到的困难又各有不同，随着企业的发展，对数据安全的需求也在不断变化。选择适合自己的方法和工具，说到底，还是一句老话：“鞋合不合脚，只有脚知道。” 这点必须说到底。
