做外贸的朋友都知道，将英文合同或产品说明书快速翻译成中文，同时保持原文的段落结构、表格对齐和术语统一——这项任务过去需要在网页翻译工具与Word之间反复切换，最后还得手动调整格式。如今，WPS灵犀AI直接在文档中完成翻译与排版，大幅减少重复性劳动。它支持上传.docx、.pdf、.txt文件，能够自动解析段落、列表和表格结构；提供全文直译与分段精译两种模式，术语可手动优化并一键校对统一。导出前记得关闭侧边栏，避免日志残留。

开启灵犀AI并加载文档

打开WPS文字，点击顶部菜单栏的「灵犀AI」按钮，选择「上传文档」，从本地选中你的英文外贸文档（支持.docx、.pdf、.txt，但PDF必须是可选中文本，扫描件无法处理）。稍等片刻，右下角状态栏显示「文档已就绪」，此时灵犀AI已解析全文结构——标题层级、列表缩进、表格边界，全部识别完毕。

执行精准翻译并保留格式

两种方法供你选择：

方法一：整篇直译（适合初稿）
在灵犀AI侧边栏点击「全文翻译」，语言对选「英文→简体中文」，勾选「保留原文段落与换行」，然后点击「开始翻译」。整篇文档的翻译结果会直接替换原文，段落和换行基本保持不变。

方法二：分段精译（推荐用于合同条款）
用鼠标选中某一段英文条款（比如“Force Majeure”小节），右键选「灵犀AI」→「翻译选中内容」。在弹出窗口中点击「优化术语」，手动将“Act of God”替换为行业惯用译法“不可抗力事件”，确认后这段内容即完成翻译。这种方式特别适合需要严格控制术语的合同核心条款。

注意：表格内的英文单元格会自动对应翻译，但合并单元格如果跨行，翻译后可能出现错位——灵犀AI目前不自动重绘表格线。遇到这种情况，双击表格，进入「表格工具」→「自动调整」→「根据内容自动调整」，一般即可恢复整齐。

一键校对外贸术语一致性

这一步非常关键，否则同一份文件里可能出现“FOB”译成“装运港交货”又译成“离岸价”的情况，直接影响法律效力。具体操作：

第一步：点击灵犀AI侧边栏的「术语校对」。

第二步：在弹出面板中输入你已确认的术语对照表。例如：
“FOB” → “离岸价”
“LC at sight” → “即期信用证”
“Incoterms® 2020” → “《国际贸易术语解释通则®2020》”

第三步：点击「全文档应用」，灵犀AI会高亮所有未按此规则翻译的词，并逐个提示是否替换。确认后，全文术语即统一。

导出为专业外贸交付稿

点击「文件」→「另存为」，保存类型选「Word文档（.docx）」。文件名建议包含日期和版本，例如“XX合同_中英对照_20240521_v2.docx”，方便后续追溯。

导出前务必关闭灵犀AI侧边栏，否则文档末尾会残留AI操作日志区块——该区块虽然无法打印，但客户打开看到一堆操作记录，体验很不好。