在职场中，30分钟内拿出一份结构完整、格式规范、措辞得体的公文范本，对不少人来说是个不小的挑战。没有现成模板可用，制度文件一时半会儿也翻不到，更怕写错文种标题或者主送机关。如果你也遇到过这种情况，那么Nova AI确实能帮上忙——它可以根据你的岗位属性和具体场景，直接生成带编号标题、分层小标题、标准落款的可交付范本，基本不用你再花时间做二次排版。

确认Nova AI是否已接入你常用办公环境

先看看你平时用的办公软件里有没有Nova AI的入口。如果是企业微信、钉钉或飞书，直接在工作台搜索“Nova AI”插件；如果没找到，就需要联系IT管理员手动开通【政务协同AI权限】——这个权限是由组织管理员在后台的「AI能力中心→第三方模型接入」中开启的，【没有这个权限，所有公文生成功能都用不了】。

另外，如果你用的是WPS Office 2026正式版，Nova AI的写作模块已经内置进去了。点击顶部菜单栏的「协作」→「AI写作」，然后选择「公文专项」就能启动。

输入精准指令，锁定文种与身份

在Nova AI的对话框中，指令里必须锁定三项关键信息：文种名称（比如“请示”“通知”“情况汇报”）、使用主体（比如“区人社局办公室”“某新能源车企技术中心”）、核心事由（比如“申请增设博士后工作站”“通报Q2安全生产隐患整改情况”）。

如果只是随便说一句“帮我写个公文”，那系统只能返回一个通用模板，根本匹配不了你的发文单位层级和行文关系。正确的写法应该是这样：“以XX市大数据局信息中心名义，向上级主管部门提交关于申请接入省级政务云灾备系统的请示”。

操作起来倒也不复杂，直接把这三要素用中文逗号隔开粘贴进去就行。Nova会自动识别主送机关的层级（比如精准写出“省大数据管理局”，而不是笼统的“上级部门”），同时匹配对应的文号格式（像X数〔2026〕X号这种）。

生成后三步校验，确保可直接提交

第一步，核对文种适用性。点击生成稿右上角的「文种诊断」按钮，系统会自动标红提示风险点。比如它会提醒：“当前内容含执行要求，但选用‘函’文种，建议改为‘通知’”。这个功能还是挺实用的，能帮你规避很多低级错误。

第二步，检查格式硬性条款。需要重点关注标题是否为方正小标宋简体二号字，正文是否为仿宋_GB2312三号，行距是否为固定值28磅。这些信息在预览页底部都有实时的格式合规提示条，如果看到红色感叹号，就说明某项格式还没达标。

第三步，替换占位符。全文搜索【】符号，把里面带方括号的内容一一替换掉，比如【联系人：XXX】【联系电话：XXX】。需要注意的是，【这些占位符没替换完，系统是禁止导出PDF的】，导出时会有拦截提醒，所以这一步千万不能跳过。