许多国内团队在使用石墨AI整理会议纪要时，常常陷入一个令人困扰的情景：系统自动生成的记录看起来“似乎抓住了要点”，细读却发现人名张冠李戴、项目代号被擅自翻译成难以理解的描述、口语转为书面语后原本的微妙措辞被磨平、决策事项与时间节点更是含糊不清。问题的核心不在于AI的技术能力不足，而是默认的提示词基于英文会议逻辑和扁平化的组织结构设计，完全未能适配中文会议中常见的“部门归属、内部术语和隐性表态”。因此，只需替换掉提示词，效果便会立竿见影。

替换默认提示词的三步操作

第一步：打开石墨文档，点击右上角的「AI助手」图标，在弹出的窗口中找到并点击右下角的「设置提示词」按钮。

第二步：将提示词框内的现有内容全部清除，然后直接粘贴下方优化后的中文版模板（无需修改任何字词，直接复制）：

【请严格按以下要求整理会议纪要】
1. 人物身份必须明确标注（例如“张伟｜技术部总监”“李婷｜产品实习生”），若未提及具体职务，需根据发言内容进行推断并以括号注明（例：“王磊（应为测试组接口人）”）；
2. 所有项目代号、内部简称、系统名称或会议中反复出现的缩写（如“OMS”“双周会SOP”“B端二期”）一律保留原样，不得翻译或展开说明；
3. 将口语化表达转换为书面语时，仅删去冗余的语气词（如“啊”“呃”“那个”）及重复赘述，不得改变原意，也不可额外添加逻辑连接词；
4. 决策事项需单独成段，开头以✅符号标记，后附责任人及截止时间（示例：✅【接口对接】由赵敏负责，6月20日前完成联调）；
5. 争议点或待确认事项以❓符号标出，保留原始的分歧表述，不做归纳或弱化处理。

第三步：点击「保存」按钮，关闭设置窗口。随后重新上传会议录音或粘贴文字记录，AI将按照新的规则进行解析。

针对不同会议类型的微调建议

该模板具备通用性，但不同场景的核心需求侧重点差异显著。以下三个常见场景各自附有一条针对性微调策略：

方法一：跨部门协调会（如产研销对齐）
在此类会议上，最忌讳责任相互推诿。建议在模板末尾补充一句：【若出现多部门责任交叉，请以「/」分隔各责任方，顺序按发言先后排列】。举例来说，输出结果将变为：“✅【数据看板上线】由数据分析组/BI开发组/运营部共同推进，7月10日前输出首版需求清单”。责任方排列的先后顺序，往往代表了谁最先牵头。

方法二：领导讲话类会议（如季度复盘）
领导发言的核心在于“指令”，而非“决策讨论”。因此需删除模板第4条（决策项格式），替换为：“领导直接部署的任务需单列，每条以‘?’开头，包含明确动作、对象及时限；其余发言内容统一归入‘讨论要点’，不做提炼或合并”。如此一来，领导布置的硬性任务便不会淹没在“讨论”细节中。

方法三：敏捷站会（每日15分钟）
站会追求极简效率。在模板开头加入一句：“仅提取三项核心信息：①每人昨日完成事项（限1句）；②今日工作计划（限1句）；③阻塞问题（如有，需写明卡点及求助对象）；其余寒暄、流程说明及技术细节一律剔除”。如此生成的会议纪要才能作为有效的看板使用。

避免踩坑的关键校验动作

提示词替换完毕并生成纪要后，不可直接转发，必须手动完成以下三项核查：

① 快速浏览所有带✅和❓标记的段落，确认责任人姓名与公司通讯录完全一致，尤其留意同音字问题。例如“陈默”若被误写为“陈墨”，邮件一旦发出便会引发麻烦。
② 在文档中搜索“他”“她”“该同事”这类代词。AI偶尔在发言人未报全名时直接用代词替代。一旦发现，必须手动补全职务及姓名，否则执行环节容易搞错对象。
③ 复核所有时间节点。AI常犯一个低级错误：将“下周三”这类相对时间直接硬译为“7月17日”。此类转换需对照会议实际召开日期进行人工校准。

归根结底，AI仅是一个工具，高质量产出仍需依靠人对场景的深刻理解与规则的精妙设计。把提示词这个“开关”调校到位，石墨AI才能真正成为提效伙伴，而非添乱机器。