四、通话的时间

基层公务员的电话形象，不仅取决于准备是否充分、语言是否得体、态度是否到位，更关键的是能否体现出较强的时间观念。时间感强与否，往往直接反映一个人办事效率的高低以及工作能力的强弱。那么，如何判断时间感？通常可以从以下三个方面来把握。

（一）择时通话

通话时机的选择看似只是一个小细节，实际上影响非常显著。要想确保信息有效传达，发话人必须根据对方的具体情况来挑选合适的时间，多站在对方角度考虑——尤其是要避免在对方休息时段打扰。

一般来说，公务电话最好安排在周一至周五的工作时间内拨打，下班之后或法定节假日应尽量避免。凌晨、深夜、午休、用餐等时段更是“雷区”。如果确有急事不得不打扰对方休息，接通后务必第一时间表达歉意。

若拨打国际长途，还需提前计算好本地与目的地的时差，选择双方都便利的时间，不能只顾自己方便。

（二）安排顺序

工作中常会遇到这样的场景：办公室里只有你一个人，却同时有两个电话打进来。这时应该如何处理？

标准做法是：先迅速请隔壁同事帮忙接听其中一个电话，自己接听另一个；接完之后再向同事了解另一个电话的具体情况。如果实在无人帮忙，那就先接听最先打入的电话，向对方解释并获得同意后，再接听第二个电话——同时请第二个通话对象留下联系方式，承诺稍后主动回拨，然后迅速转回第一个电话。如果两个电话中有更重要的一方，当然优先处理重要来电。例如，先接长途电话再接市内电话，先接紧急电话再处理一般性公务电话。

无论先接了哪个，接完后都要尽快拨通第二个电话，避免让对方等待过久。切忌同时接听两个电话，也不能只接一个而任由另一个铃声一直响，更不要接通两个后只与其中一人通话，让另一人在线上干等。

（三）节约时间

电话的初衷是提高工作效率，因此基层公务员打电话必须长话短说，尽量缩短通话时长。

指导思想非常明确：除非需要反复强调或解释重要问题，一般情况下，一次通话时间应控制在3分钟以内。这个“通话3分钟”原则在国际上已被广泛认可，许多国家甚至将其作为制度要求公务员严格遵守。

要做到这一点，发话人在通话前应事先估算大概所需时间，并思考如何安排内容才能控制在3分钟之内。通话时，要明确主题，言简意赅，主次分明，详略得当——该说的说，不该说的不说，该多说的多说，该少说的少说。切忌东拉西扯、漫无边际，更不要说“猜猜我是谁”“知道我找你有什么事吗”这类废话。一旦内容表达清楚，就果断结束通话，无需多言。

通话过程中，如果临时需要取资料或处理紧急事务，必须在30秒内解决。若超过30秒，应先征得对方同意并致歉，或者干脆先挂断，事情处理完毕后再回拨过去。

需要强调的是，“通话3分钟”原则的核心是要求用语简洁、节省时间，而非精确到秒的时限。具体如何把握，主要看发话人的灵活变通。