商务电话礼仪
国际商务运作离不开电话这一便捷的通讯工具,当你的声音通过话筒传向世界各地时,是否也能做到彬彬有礼?
声音是看不见的名片。在跨国沟通中,清晰而愉快的语调,往往比一份精美的电子简历更能传递出你的专业风度和可亲性格。对方虽然看不到你的表情,但喜悦或烦躁,其实都会顺着电波,清晰地流淌过去。
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所以,打电话时保持语调平稳柔和、安详从容,是基本功。这里有个小窍门:不妨试着面带微笑通话,你的声音会自然而然地听起来更友好、更有热情。当然,有些习惯必须杜绝——比如边打电话边嚼口香糖或者吃东西,这些细微的杂音在听筒里会被放大,显得极不专业。
得体的问答
接听时机有讲究。通常,来电在第二声铃响后立即接听最为得体。拿起听筒,在礼貌问候之后,主动报出公司、部门以及自己的姓名,这是职业化的开场白。切忌劈头就是一句生硬的“喂,找谁?”。同样的道理,如果需要留言,信息必须简洁清晰:姓名、单位、回电号码和事由,一样都别少。
结束通话时,一般由发起通话的一方提出,然后双方客气地道别,有始有终。这里有个关键细节:无论什么原因导致电话中断,重拨的责任都在主动打电话的那一方。
电话留言
在各类商业投诉中,不及时回复电话留言堪称“头号杀手”。为了把握每一个潜在机会,有些公司甚至明文规定,必须在1小时内答复留言。对于大多数商务场景而言,24小时内给予回复是一个基本的礼貌底线。即使回电时对方恰好不在,也要留下口信,说明你已经尝试联系。如果自己实在无法亲自处理,务必托付可靠的同事代为回复。
留意时差
这是国际商务通话中最容易踩的“坑”。打电话前,务必搞清楚双方的地区时差和工作时间差异。避开对方的休息日和非工作时间谈生意,是对其私人空间的基本尊重。即使客户曾告知你家庭电话,也尽量不要轻易拨打,除非事先有约或情况紧急。
恰当地使用电话
电话礼仪的背后,还有深刻的文化差异。比如,在美国,通过电话向陌生人推销产品是常见做法;但在欧洲、拉美和亚洲许多国家,电话促销或长时间在电话里谈生意,很可能引起对方反感。行业共识是,发展稳固商务关系的最佳途径,依然是面对面的交流。电话的核心作用,更多是用于高效地安排会见。当然,话说回来,一旦双方建立了初步信任,之后的电话沟通就会顺畅自然得多。
来源:中联网
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