一、会议记录的概念

简单来说，会议记录就是会议现场的“文字直播”。它是在会议进行过程中，同步将会议的组织情况和核心内容记录下来的书面材料。

二、会议记录的特点

1．现场实录性

这是会议记录最鲜明的标签。它要求原汁原味地捕捉现场动态，这种“实时生成”的特性，是其他事务文书所不具备的。

2. 实际效用的多面性

一份好的会议记录，价值可不止于存档。它全面反映了会议全貌，既能作为落实决议的依据，也能成为追溯讨论过程的凭证，还能为后续工作提供参考，可谓“一专多能”。

三、会议记录的结构、写法

标准的会议记录，通常由两大块构成：会议组织情况和会议内容情况。

1．会议组织情况

这部分相当于会议的“身份证”，务必写清楚：

(1)标题。 常见的有三种格式：一是“单位+（年份）+第几次+会议类型+记录”，比如《XX公司2023年第五次总经理办公会记录》；二是“组织+会议名称+记录”，如《XX大学第三届教代会第二次会议记录》；三是直接点明事由的“某某会议记录”，例如《新产品市场推广策略研讨会记录》。

(2)会议时间。 要精确到具体时刻，例如“2023年10月27日下午2:00至4:30”。

(3)会议地点。

(4)召集部门。 写明主办或发起会议的单位。

(5)出席人。 小型会议最好逐一列出姓名、职务；大型会议则可写明总人数和人员构成范围。

(6)缺席人。 人数少时，记下姓名并注明原因；人数多则统计总数即可。

(7)列席人。 指那些非正式成员但需要参会的人员，需注明其单位和职务。

(8)主持人或会议主席。 姓名、单位、职务，一样都不能少。

(9)记录人。 是谁记的，当然要署名。

2. 会议内容情况

这是整份记录的“重头戏”，涵盖了议程、议题、报告、发言、讨论以及最终决议等所有核心内容。记录方法主要有两种：

一是详细记录， 力求把每个人的发言原话都完整记下，适合重要决策或谈判会议。

二是摘要记录， 抓住会议主旨和发言要点，记下结论和决定，适用于常规工作例会。

会议结束时，记得另起一行写上“散会”二字。整理完毕后，主持人和记录人务必共同签字确认，这才算一份完整的、具有效力的记录。

四、会议记录的写作要求

要做好这份工作，对记录者有两项核心能力要求：

首先，得“耳聪手快”。在会场里，要能做到听得清、跟得上、记得准，保证速度与质量并存。

其次，必须“趁热打铁”。会后要及时整理校对，对遗漏或模糊之处进行补充修正，确保记录完整、准确、条理清楚。

范文示例：国庆筹备委员会第二次会议记录

日期：一九八七年九月五日上午十时

地点：中华总商会三楼会议室

出席者：孙力军、赵全兴、丘仲云、张玉德、寇威、马芳世、洪建华、顾京生、郁有材

列席者：周有复、蒋龙云、钱家栋

主持人：孙力军

记录：马芳世

甲、报告事项

一、主持人报告国庆筹备委员会第一次会议以来工作情况。

二、宣传部报告国庆特刊发稿的主要内容。

三、财务部报告经费筹集情况及使用意见。

乙、讨论事项

一、关于今年国庆联欢晚会节目安排问题。

讨论决定：交由文娱部负责组织。

二、关于少数集体会员机构尚未交来国庆活动筹备经费问题。

讨论决定：限一周内交清。

三、关于今年国庆招待会地点问题。

讨论决定：交由总务部负责与港九各大酒店接洽，选定地点。

四、下次会议时间问题。

讨论决定：定于本月十五日下午二时在本会议室继续举行。