部门召开周例会的通知书
集团各部门、各分子公司：
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为有效贯彻公司发展战略与董事长会议精神，打通内部信息壁垒，提升整体协同与工作效率，同时确保各部门工作目标的执行进度与人员调配顺畅，经研究决定，现要求房地产总公司及各分、子公司建立并严格执行周例会制度。以下是周例会实施细则的具体说明：
一、会议类别
1、集团总经理办公会
会议组织：行政管理部
会议主持人：集团总经理及各系统总监。若总经理无法出席，则按经营总监、财务总监、人力总监的顺序顺位主持；如上述总监均未参会，则由计划经营部负责人主持会议。
参会人员：各系统总监、各部门经理/副经理。
列席人员：根据会议具体需要，可通知相关人员出席。
会议时间：每周五下午4点以后，具体时间于当日通知。
会议记录人：行政管理部
资料提报：
提报议题主要来源于三个方面：一是各区域近一周需上会决议的事项；二是各系统内部近一周需协调决策的问题；三是各部门自身需推动解决的议题。这里有个关键点需要注意：所有系统总监及部门经理须在每周四下午3点前，将会议议题及相关资料报送至行政管理部。需要强调的是，凡是涉及跨部门或跨区域沟通的议题，务必在会前完成初步协商，原则上会议现场不再进行大规模讨论。
行政管理部将在周四下午5点前，汇总并确定最终会议议题，连同资料一并发送至各系统及部门负责人。
会议内容：
①首先，对上周会议布置任务的完成情况进行逐一汇报，由领导进行点评并布置新任务；
②接着，由议题提报部门汇报情况，并说明拟定的几套解决方案。对于涉及面广、影响重大的问题，会组织集体探讨，集思广益；
③随后，针对需要当场决策的议题，参考提报的方案，敲定最终解决方案；
④最后，由高层领导对各项议题进行总结点评。
2、各分、子公司总经理办公会
会议组织：人事行政部
会议主持人：分、子公司总经理。总经理因公外出时，由副总或指定的管理层人员代为主持。
参会人员：各部门负责人
列席人员：视会议需要而定。
会议内容：
①听取各部门负责人工作汇报，并对推进有困难的工作进行现场协调；
②集体讨论涉及多个部门、对公司整体运营有较大影响的难题，寻求解决之道。若无法达成共识，则上报至集团总经理办公会请求裁决；
③及时跟踪工作问题，分析失误原因并督促改进、总结；
④研讨本公司经营活动的最佳方案，总结各阶段经营业绩，以确保整体目标实现，并持续改进日常管理；
⑤传达并落实领导要求的其他工作内容。
会议记录人：人事行政部
会议时间：由各分、子公司总经理自行安排，每周至少召开一次。
3、总公司各职能部门工作例会
会议主持人：部门经理或其指定人员
会议参加人：部门全体人员
列席人员：根据实际情况，可邀请其他部门同事参加。
会议内容：
①传达公司最新的战略方向、经营策略及高层会议精神，并结合企业文化展开学习；
②协调部门内部工作，发现问题立即解决。遇到难以推进的事项，可提出支持请求，并由团队共同讨论解决方案；
③明确部门工作在公司整体进程中的位置，及时总结经验教训，并制定下周工作计划。
会议记录：由本部门人员负责
会议时间：由部门经理自行安排，每周至少一次。
二、会议纪要
为确保会议决议得以落实并便于后续追溯学习，所有会议均须形成书面纪要。具体要求如下：
1、集团总经理办公会：会议纪要由集团办公室统一归档保存。
2、各分、子公司总经理办公会、总公司职能部门周例会：须于每周一，将上周的例会纪要提报至集团行政办公室，邮箱地址：XXXX@XXX.com。由行政办公室汇总后，同步转发计划经营部一份。
三、注意事项
1、周例会的执行情况将纳入集团各部门及各分、子公司的绩效考核体系。凡未按期举行例会或未按时提交会议纪要的，相关分、子公司总经理及部门经理的当月绩效将按零分计算。这一点需要特别警惕。
2、在每月最后一周的例会上，各分、子公司需进行当月经营总结，并按照附件中的经营简报格式，向集团计划经营部提交简报。简报内容必须经过会议充分讨论后确定，坚决避免由专人闭门造车。
特此通知！
行政管理部
20xx年3月2日
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