电话中的商务礼仪
国际商务运作离不开电话这一便捷的通讯工具,当你的声音通过话筒传向世界各地时,是否也能做到彬彬有礼?

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语调的魅力
清晰而愉快的语调,往往是职业风度和亲和性格的第一张名片。对方虽然看不见你的表情,但喜悦或烦躁的情绪,总能顺着电波清晰地传递过去。保持语调平稳柔和、从容安详,是通话的基本修养。有个小秘诀:通话时不妨面带微笑,你的声音会自然而然地显得更友好、更热情。当然,一些细节必须留意,比如,千万别边打电话边嚼口香糖或吃东西。
得体的问答
接听时机有讲究:最好在第二声铃响后立即接起。礼貌问候之后,主动报出公司、部门及自己的姓名,这是专业的表现。切忌拿起电话就生硬地问:“喂,找谁?”同样,如果需要留言,信息务必简洁清晰:姓名、单位、回电号码和事由,一样都别少。结束通话时,通常由发起方提出,双方再客气道别。还有一条重要原则:无论什么原因导致通话中断,都应由主动拨打的一方负责重新拨号。
电话留言
在各类商业投诉中,不及时回复电话留言堪称“头号杀手”。有些公司甚至明文规定,必须在1小时内回复所有留言,为的就是不放过任何一个潜在机会。对于大多数商务场景,24小时内给予答复是基本准则。即使回电时对方不在,也应留言说明你已经尝试联系。如果本人确实无法亲自回复,务必托付他人代为处理。
留意时差
拨打国际电话前,务必算清两地时差,并了解对方国家的工作习惯。切记不要在休息日打电话谈生意,打扰他人清静。即使客户好心告知了家庭电话,也尽量不要贸然拨打,这关乎基本的商务礼节。
恰当地使用电话
电话的使用方式,其实深植于文化差异之中。在美国,向陌生人进行电话推销是常见做法;但在欧洲、拉美和亚洲许多国家,电话促销或长时间电话谈生意,很可能引起对方反感。建立稳固商务关系,面对面交流始终是最佳途径,电话则更适合用来预约和安排会议。当然,一旦双方见过面,建立了初步信任,之后的电话沟通就会顺畅自然得多。
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